Surat dinas dibuat dengan menggunakan tata bahasa yang baku sesuai dengan kaidah bahasa yang disepakati dan disusun secara struktural. Selain itu, surat dinas juga tidak sembarang dikeluarkan, artinya dalam mengeluarkan surat dinas harus benar-benar penting dan mendesak untuk dilakukan oleh suatu lembaga.
Cara Membuat Surat Dinas yang baik
Surat dinas dibuat dengan bahasa yang baku, resmi dan memperhatikan kalimat yang baik serta sesuai dengan kaidah penulisan surat resmi agar mudah dipahami oleh penerima surat.Format penulisan surat dinas juga tidak boleh berantakan, artinya harus disusun secara teratur.
Berikut adalah cara membuat surat dinas yang baik:
- Memakai bahasa resmi sesuai EYD ( ejaan yang disempurnakan)
- Kalimatnya jelas
- Format surat terdiri dari pembuka, isi, dan penutup
- Konsep surat dibuat dengan sebaik-baiknya
Fungsi Surat Dinas
Dalam hubungannya dengan dinas, surat dinas mempunyai fungsi sebagai berikut:- Bukti tertulis suatu kegiatan
- Bukti historis
- Pedoman kerja bagi suatu dinas
- Administrasi
Mengingat pentingnya surat dinas dengan lembaga, maka perlu dibuat arsip dan diberi nomor.
Jenis-jenis surat dinas
Ada 10 jenis surat dinas, diantaranya:1. Surat Kuasa
Jenis surat dinas yang pertama adalah surat kuasa. Surat kuasa dibuat untuk kepentingan dinas yang diberikan kepada anggota dinas tersebut yang bertujuan mewakili dinas dalam suatu urusan atau kepentingan dinas.Sebagai contoh, dalam suatu perusahaan dibutuhkan surat kuasa ketika direktur utama tidak bisa menghadiri suatu kegiatan seperti pelelangan dalam proyek pemerintah. Maka, direktur membuat surat kuasa atas nama dirinya dan perusahaan yang dipimpinnya.
2. Surat Pernyataan
Pengertian surat pernyataan adalah sebuah surat yang dibuat oleh seseorang atau lembaga dengan tujuan menyatakan dan membenarkan sesuatu yang dinyatakan yang dimuat dengan pasal-pasal atau tidak.3. Surat Tugas
Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh dinas/lembaga kepada anggota dinas untuk melakukan suatu kegiatan.Surat tugas juga berkaitan dengan tugas-tugas dinas dalam aktifitas kedinasan
4. Surat Keputusan
Surat Keputusan atau juga disebut SK adalah surat yang diberikan kepada seseorang terkait dengan jabatan baik secara fungsional atau administrasi.Surat keputusan juga dapat berupa keputusan-keputusan penting tentang tugas seseorang atau bisa berupa payung hukum suatu kegiatan tertentu dalam aktifitas dinas.
5. Surat Undangan
Surat undangan adalah surat yang dibuat atau dikeluarkan yang berisi permintaan kepada seseorang atau lembaga untuk menghadiri suatu kegiatan dalam suatu lembaga atau dinas.6. Surat Keterangan
Surat keterangan adalah surat yang dibuat untuk menerangkan sesuatu, bisa orang atau lembaga. Contoh surat keterangan resmi yang dikeluarkan oleh lembaga pemerintah adalah surat keterangan domisili7. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang dibuat dengan tujuan memberitahukan atau memerintahkan suatu kegiatan. Surat edaran bisa berisi pemberitahuan atau juga perintah.Surat ini biasanya dibuat oleh dinas untuk dinas lain yang ada dibawahnya.